الدورة المستندية في المخازن مقدمة: تُعنى الدورة المستندية للمخازن بتوثيق دقيق وشامل لكافة مراحل حركة المنتجات من وإلى المخزون. وتتميز هذه الدورة بالاعتماد على مجموعة من السندات والمستندات التي ترصد كل خطوة في عملية إدارة المخزون، بدءًا من استلام البضاعة من المورد وصولًا إلى تسليمها للعميل.
لا يقتصر دور المستندات على توثيق المعاملات المالية المتعلقة بالمنتجات، بل يتعدى ذلك ليشمل أيضًا تسجيل كافة الحركات المتعلقة بالمخزون. وتتنوع هذه المستندات لتشمل أوراق تعريف البضاعة، وسندات فحص المنتجات، وتقارير الرد للمورد، وغيرها من التفاصيل الدقيقة التي تضمن تتبع دقيق لكافة مراحل حركة المنتج داخل المخزن.
في هذا المقال، سنستعرض خطوات الدورة المستندية للمخازن بشكل مفصل ومنظم، بما يتماشى مع الواقع العملي لإدارة المخازن، مما يضمن فهمًا شاملًا لهذه العملية الهامة.
الدورة المستندية للمخازن: دليل شامل لتتبع حركة البضائع
بعد إصدار أمر الشراء واستلام المنتجات من المورد، تبدأ الدورة المستندية للمخازن بدورها الحيوي في ضمان جودة المنتجات وتتبع حركتها بدقة. تتضمن هذه الدورة مجموعة من الخطوات الأساسية التي قد تختلف ترتيبها حسب طبيعة النشاط، إلا أنها تشترك في بعض العناصر الرئيسية:
1.فحص واستلام البضاعة: يتم فحص المنتجات قبل قبول الشحنة للتأكد من جودتها واستبعاد التالف منها. ويتم توثيق عملية الفحص والاستلام في مستند خاص يثبت استلام الكمية المقبولة وحالتها.
2.تعريف الأصناف: يتم إنشاء "كارت صنف" لكل منتج مقبول، يتضمن تفاصيله الكاملة مثل الاسم، النوع، الكمية، السعر، وغيرها من المعلومات الضرورية.
3.سند الإضافة: يعتبر هذا المستند إعلانًا رسميًا باستلام المنتجات بشكل نهائي، وتحويل المسؤولية عن جودتها من المورد إلى مسؤول المخزن.
4.سند رد صنف: يتم إصدار هذا السند لإعادة المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات إلى المورد.
5.سند الارتجاع من العميل: في حالة رفض العميل استلام المنتج أو اكتشافه عيوبًا فيه، يتم إصدار هذا السند لتسجيل عودة المنتج إلى المخزن.
6.إذن الصرف: يصدر هذا الإذن لتسليم المنتجات إلى العميل في حالة البيع المباشر، أو إلى موظفي الإنتاج في حالة استخدامها كمواد خام.
7.التحويل بين المخازن: في حالة وجود عدة مخازن، يتم إصدار وثيقة خاصة لتسجيل عملية نقل البضائع بينها.
8.حسابات مراقبة المخزون والجرد: يتم إصدار هذه الوثائق بشكل دوري لتقييم حالة المخزون والتأكد من سلامته.
أهمية الدورة المستندية للمخازن: تتبع دقيق للمعلومات وتحسين الأداء
تهدف الدورة المستندية للمخازن إلى تتبع دقيق ومنهجي لحركة البضائع والمعلومات داخل المخزن. وتوفر هذه الدورة بيانات قيمة لا يمكن الحصول عليها من خلال القيود اليومية والعمليات المحاسبية المعتادة، مما يساهم في اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين أداء المخزن بشكل عام.
فوائد الدورة المستندية للمخازن:
تحديد المسؤوليات: توضح الدورة المستندية الأقسام المسؤولة عن كل خطوة في عملية إدارة المخزون، مما يسهل تحديد المسؤوليات وتوزيع المهام بكفاءة.
تعزيز الرقابة: تساهم المستندات المتسلسلة في تقليل فرص الأخطاء والتهاون، وتسهيل تحديد المسؤول عن أي خطأ قد يحدث.
رفع مستوى الأداء: توكيل مجموعات محددة من المستندات لموظفين مسؤولين يعزز الرقابة ويرفع مستوى الأداء العام.
تتبع سير العمل: يمكن لمجلس الإدارة تتبع حركة كل مستند بين الإدارات المختلفة، مما يضمن الاطلاع الدائم على سير العمل واتخاذ القرارات المناسبة.
توفير بيانات دقيقة: توفر الدورة المستندية بيانات ومعلومات دقيقة وواضحة يمكن عرضها في تقارير مفصلة، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة.
توضيح العلاقات بين الإدارات: تساعد الدورة المستندية في توضيح العلاقات بين الإدارات المختلفة، وتحديد أفضل طرق التواصل وتبادل المستندات، مما يقلل من البيروقراطية والتكاليف.
تحديد أماكن حفظ المستندات: تحدد الدورة المستندية الأقسام المسؤولة عن الاحتفاظ بأصول المستندات والأقسام التي تحتفظ بنسخ منها، مما يضمن سهولة الوصول إلى المعلومات عند الحاجة.
أنواع الدورة المستندية للمخازن: المشتريات والمبيعات
تنقسم الدورة المستندية للمخازن إلى نوعين رئيسيين: الدورة المستندية للمشتريات والدورة المستندية للمبيعات.
1.الدورة المستندية للمشتريات:
تهدف هذه الدورة إلى توثيق جميع العمليات المتعلقة بشراء المنتجات من الموردين، بدءًا من الموافقة على عروض الأسعار وصولًا إلى استلام البضاعة وإضافتها إلى المخزون. وتنقسم هذه الدورة إلى عدة خطوات:
إخطار المخزن: بعد الموافقة على عرض السعر وإصدار أمر الشراء، يتم إخطار المخزن بالمنتجات والكميات المتوقعة ووقت التسليم.
الاستلام والتوقيع: يقوم أمين المخزن باستلام البضاعة والتوقيع على مستند الاستلام.
الفحص والجودة: يتم فحص المنتجات للتأكد من جودتها ومطابقتها للمواصفات، وإعادة التالف منها إلى المورد.
إذن الإضافة: بعد الفحص والموافقة على الجودة، يتم إصدار إذن إضافة لإدخال المنتجات إلى المخزن.
إشعار المحاسبة والمشتريات: يتم إخطار قسمي المحاسبة والمشتريات باستلام المنتجات وإضافتها إلى المخزون.
إشعار الاسترجاع: في حالة وجود منتجات تالفة أو غير مطابقة للمواصفات، يتم إصدار إشعار استرجاع لإعادتها إلى المورد.
2.الدورة المستندية للمبيعات:
تهدف هذه الدورة إلى توثيق عمليات بيع المنتجات للعملاء أو تسليمها للإنتاج. وتنقسم هذه الدورة إلى عدة خطوات:
إذن الصرف: يتم إصدار إذن صرف للمنتجات المراد بيعها أو تسليمها للإنتاج، ويجب الحصول على الموافقة اللازمة قبل الصرف.
موافقة المبيعات: في حالة البيع المباشر للعملاء، يجب الحصول على موافقة قسم المبيعات قبل صرف المنتجات.
موافقة المخازن: في حالة نقل المنتجات إلى مخزن آخر تابع للشركة، يجب الحصول على موافقة مسؤولي المخازن.
موافقة الإنتاج: في حالة تسليم مواد خام للإنتاج، يجب الحصول على موافقة مسؤولي الإنتاج.
الخاتمة
ختامًا، تُعد الدورة المستندية للمخازن ركيزة أساسية في إدارة المخزون بكفاءة وفعالية. فهي لا تقتصر على مجرد توثيق حركة البضائع، بل تمتد لتشمل تتبع دقيق للمعلومات وتوفير بيانات قيمة تساهم في اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين أداء المخزن بشكل عام.
من خلال تطبيق الدورة المستندية للمخازن بانتظام، يمكن للشركات ضمان تتبع دقيق لحركة البضائع، وتحديد المسؤوليات بوضوح، وتعزيز الرقابة على المخزون، وتقليل الأخطاء والتكاليف، وتحسين التواصل بين الإدارات المختلفة. وبذلك، تساهم الدورة المستندية في تحقيق أهداف الشركة وتعزيز مكانتها التنافسية في السوق.
