دليل شامل لأوامر الشراء مقدمة: في عالم الأعمال المتسارع، تعتبر إدارة المشتريات عملية حيوية لضمان سير العمليات بسلاسة وفعالية. ومن بين الأدوات الأساسية التي تساهم في تنظيم هذه العملية وتسهيلها، يأتي أمر الشراء كوثيقة رسمية تحدد تفاصيل الصفقة بين المشتري والبائع.
في هذا الدليل الشامل، سنغوص في عالم أوامر الشراء، بدءًا من تعريفها وأهميتها، مرورًا بأنواعها المختلفة ومكوناتها الأساسية، وصولًا إلى أفضل الممارسات لإدارتها بكفاءة. سواء كنت جديدًا على هذا المفهوم أو تبحث عن تعزيز معرفتك، ستجد في هذا الدليل معلومات قيمة تساعدك على فهم واستخدام أوامر الشراء بشكل فعال في عملك.
أمر الشراء هو وثيقة رسمية يصدرها المشتري إلى البائع لتأكيد طلب شراء سلع أو خدمات محددة.
يتضمن أمر الشراء تفاصيل مثل:
نوع المنتج أو الخدمة المطلوبة.
الكمية المطلوبة.
السعر المتفق عليه لكل وحدة.
شروط الدفع، مثل طريقة الدفع وتاريخ الاستحقاق.
شروط التسليم، مثل تاريخ ومكان التسليم.
الفرق بين أمر الشراء والفاتورة:
أمر الشراء: يصدره المشتري قبل استلام المنتج أو الخدمة، ويعتبر بمثابة موافقة رسمية على الشراء.
الفاتورة: يصدرها البائع بعد تسليم المنتج أو إتمام الخدمة، وتعتبر بمثابة طلب رسمي للدفع.
الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع:
أمر الشراء: يصدره المشتري إلى البائع لتأكيد عملية الشراء.
أمر البيع: يصدره البائع إلى المشتري لتأكيد تفاصيل الطلب والموافقة على تنفيذه
لماذا تعتمد الشركات على أوامر الشراء؟
تفضل العديد من الشركات الصغيرة، خاصة في مراحلها الأولى، استخدام أساليب بسيطة لتسجيل تعاملاتها المالية. قد يكون هذا الأمر مقبولًا في البداية، لكن مع نمو الأعمال وتوسعها، يصبح من الضروري استخدام آليات أكثر تنظيمًا، مثل أوامر الشراء، لتوثيق العمليات بين الشركة والموردين.
فيما يلي أربعة أسباب رئيسية تدفع الشركات لاستخدام أوامر الشراء:
1.حماية الحقوق القانونية: تعتبر أوامر الشراء بمثابة عقود ملزمة قانونيًا، توثق اتفاقية الشراء وتفاصيلها، مما يساعد على حماية حقوق الشركة في حالة حدوث نزاعات مع الموردين. على سبيل المثال، إذا لم يلتزم المورد بتسليم الكمية المتفق عليها من المنتجات، يمكن للشركة استخدام أمر الشراء كدليل لإثبات حقوقها والمطالبة بالتعويض.
2.تسهيل تتبع الطلبات: بفضل الأرقام الفريدة التي تحملها، تساعد أوامر الشراء على تتبع جميع الطلبات بسهولة وسرعة. يمكن للشركة معرفة حالة كل طلب، وتاريخ ومكان التسليم المتوقع، وطريقة الدفع، وغيرها من التفاصيل المهمة. هذا يساهم في تحسين إدارة المخزون والتخطيط المالي.
3.تجنب مشاكل المراجعة والتدقيق: تسهل أوامر الشراء عملية المراجعة والتدقيق المالي، حيث توفر للمدققين سجلًا واضحًا لجميع عمليات الشراء وتفاصيلها، مما يوفر الوقت والجهد، ويقلل من احتمالية الأخطاء.
4.تسهيل عملية الشراء للبائعين: توفر أوامر الشراء للبائعين جميع المعلومات التي يحتاجونها لمعالجة الطلب وتنفيذه بسرعة وكفاءة. هذا يساهم في تسريع عملية التسليم وتجنب التأخير وسوء الفهم.
عملية التعامل مع أوامر الشراء تتضمن الخطوات التالية:
1.إعداد طلب الشراء: يبدأ القسم الذي يحتاج إلى سلع أو خدمات بإعداد طلب شراء داخلي، يتضمن تفاصيل المنتج أو الخدمة المطلوبة، الكمية، المواصفات، والميزانية المتاحة.
2.مراجعة وموافقة قسم المشتريات: يتولى قسم المشتريات مراجعة طلب الشراء والتأكد من توافقه مع سياسات الشركة وميزانيتها. إذا تمت الموافقة على الطلب، يقوم قسم المشتريات بإعداد أمر الشراء الرسمي.
3.إرسال أمر الشراء إلى البائع: يتم إرسال أمر الشراء إلى البائع المختار، والذي يتضمن جميع تفاصيل الطلب والشروط المتفق عليها، مثل السعر، وطريقة الدفع، وتاريخ التسليم.
4.موافقة البائع: يراجع البائع أمر الشراء، وإذا وافق على الشروط، يقوم بتأكيد الطلب وإصدار أمر بيع أو إشعار قبول.
5.الدفع والتسليم: يقوم المشتري بالدفع وفقًا للشروط المتفق عليها في أمر الشراء. ثم يقوم البائع بتسليم المنتجات أو تقديم الخدمات في الموعد المحدد.
6.استلام وتدقيق الفاتورة: بعد استلام المنتجات أو الخدمات، يقوم المشتري بمراجعة الفاتورة الصادرة من البائع والتأكد من مطابقتها لأمر الشراء.
7.الموافقة على الدفع: إذا كانت الفاتورة صحيحة، يقوم القسم المالي بالموافقة على الدفع وإصدار التحويل المالي للبائع.
8.إغلاق أمر الشراء: بعد استلام المنتجات أو الخدمات والدفع للبائع، يتم إغلاق أمر الشراء وتوثيقه في سجلات الشركة.
العناصر الأساسية في أمر الشراء:
تتضمن أوامر الشراء عادةً المعلومات التالية، على الرغم من إمكانية اختلاف التنسيق من شركة إلى أخرى:
معلومات تعريفية:
رقم أمر الشراء: رقم مرجعي فريد يسهل تتبع الأمر.
تاريخ أمر الشراء: تاريخ إصدار الأمر.
اسم المشتري والبائع: أسماء الشركات أو الأفراد المعنيين بالصفقة.
معلومات الاتصال: عناوين البريد الإلكتروني، وأرقام الهواتف، والعناوين البريدية للطرفين.
تفاصيل الطلب:
وصف المنتج أو الخدمة: وصف دقيق للمنتجات أو الخدمات المطلوبة، بما في ذلك الماركة، والموديل، والمواصفات، والكمية.
رقم المنتج (SKU): رمز تعريف المنتج لتسهيل تتبعه.
السعر لكل وحدة: سعر الوحدة الواحدة من المنتج أو الخدمة.
الكمية: عدد الوحدات المطلوبة.
التكلفة الإجمالية: السعر الإجمالي للطلب، شاملاً الضرائب والرسوم الأخرى.
شروط الشحن والدفع:
عنوان الشحن: العنوان الذي سيتم تسليم المنتجات إليه.
تاريخ التسليم المتوقع: التاريخ الذي يتوقع فيه المشتري استلام المنتجات.
طريقة الشحن: طريقة شحن المنتجات (بري، بحري، جوي، إلخ).
الضرائب والرسوم: أي ضرائب أو رسوم إضافية مطبقة على الطلب.
شروط وأحكام إضافية (اختيارية):
شروط الضمان: تفاصيل حول ضمان المنتج أو الخدمة.
سياسة الإرجاع: شروط وإجراءات إرجاع المنتجات في حالة عدم الرضا.
بنود أخرى: أي شروط أو أحكام إضافية يراها الطرفان ضرورية.
هل هناك حالات لا يكون فيها أمر الشراء ضروريًا؟
على الرغم من أهمية أوامر الشراء في توثيق عمليات الشراء وتنظيمها،
إلا أن هناك بعض الحالات التي قد لا تكون فيها ضرورية:
1.المصاريف والنفقات الدورية: لا تتطلب المصاريف التشغيلية المتكررة، مثل فواتير الكهرباء والماء والغاز، أو الاشتراكات الشهرية، إصدار أوامر شراء في كل مرة. عادةً ما يتم التعامل مع هذه النفقات من خلال اتفاقيات طويلة الأجل أو فواتير دورية.
2.النفقات الداخلية الصغيرة: قد لا يكون من العملي إصدار أمر شراء لكل عملية شراء صغيرة، مثل لوازم المكاتب أو القرطاسية. في هذه الحالات، يمكن للشركات استخدام نماذج طلب استرداد القيمة أو طلب السداد لتوثيق هذه النفقات.
3.المعاملات ذات التكلفة غير المتوقعة: في بعض الأحيان، قد يكون من الصعب تحديد التكلفة الإجمالية لبعض الخدمات مسبقًا، مثل رسوم الإعلانات أو الرسوم القانونية. في هذه الحالات، يمكن الاعتماد على الفواتير لتوثيق المعاملة بعد تحديد التكلفة النهائية.
4.المشتريات ذات القيمة المنخفضة: قد تحدد الشركات حدًا أدنى لقيمة المشتريات التي تتطلب إصدار أمر شراء. على سبيل المثال، قد تقرر الشركة عدم إصدار أمر شراء للمشتريات التي تقل قيمتها عن 1000 ريال سعودي.
ملاحظة:
على الرغم من وجود حالات قد لا يكون فيها أمر الشراء ضروريًا، إلا أنه يفضل دائمًا استخدامه لتوثيق عمليات الشراء، حتى الصغيرة منها، لضمان الشفافية والمساءلة، وتجنب أي نزاعات محتملة في المستقبل.
في عصر التحول الرقمي، لم تعد إدارة أوامر الشراء مقتصرة على الأوراق والقلم. فقد أصبحت الشركات تعتمد بشكل متزايد على التطبيقات والبرامج المحاسبية، مثل نظام نوت، لإدارة أوامر الشراء بشكل إلكتروني، مما يوفر لها العديد من المزايا والفوائد:
1.الأتمتة وتوفير الوقت والجهد:
تتيح تطبيقات مثل نظام نوت أتمتة العديد من المهام المتعلقة بأوامر الشراء، مثل إنشاء أوامر الشراء تلقائيًا بناءً على طلبات الشراء المعتمدة، وإرسالها إلكترونيًا إلى الموردين، وتتبع حالة الطلبات، وتحديث سجلات المخزون بشكل تلقائي عند استلام البضائع. هذا يوفر الكثير من الوقت والجهد على الموظفين، ويقلل من احتمالية الأخطاء البشرية.
2.تحسين دقة البيانات:
تقلل الأنظمة الإلكترونية مثل نظام نوت من احتمالية حدوث أخطاء في إدخال البيانات أو حساب التكاليف، حيث يتم حساب الإجماليات والضرائب تلقائيًا، وتتم مطابقة الفواتير مع أوامر الشراء بشكل آلي. هذا يضمن دقة البيانات المالية، ويساعد على اتخاذ قرارات شراء أكثر استنارة.
3.تعزيز الرؤية والتحكم:
يوفر نظام نوت لوحة تحكم مركزية تتيح للمستخدمين رؤية شاملة لجميع أوامر الشراء، وحالة كل طلب، والميزانية المتبقية، وتاريخ التسليم المتوقع. هذا يساعد على تحسين الرؤية والتحكم في عملية الشراء، وتحديد أي مشاكل أو تأخيرات محتملة في وقت مبكر.
4.تحسين التعاون والتواصل:
يسهل نظام نوت التعاون والتواصل بين مختلف الأقسام المعنية بعملية الشراء، مثل قسم المشتريات، والمخازن، والمحاسبة. يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات المحدثة حول أوامر الشراء في أي وقت ومن أي مكان، مما يسهل عملية اتخاذ القرارات وتنسيق العمل.
5.خفض التكاليف:
تساهم أتمتة عملية الشراء باستخدام نظام نوت في خفض التكاليف الإدارية، وتقليل هدر الوقت والموارد. كما تساعد على تحسين إدارة المخزون، وتجنب شراء سلع غير ضرورية، مما يؤدي إلى توفير في التكاليف على المدى الطويل.
6.تحسين الامتثال:
يساعد نظام نوت على ضمان الامتثال للسياسات الداخلية للشركة، وكذلك للقوانين واللوائح المحلية والدولية المتعلقة بالمشتريات. يمكن لنظام نوت إنشاء سجل رقمي لجميع المعاملات، مما يسهل عملية التدقيق والتحقق من الامتثال.
7.تعزيز أمن البيانات:
يوفر نظام نوت مستوى أعلى من الأمان مقارنة بالأنظمة الورقية، حيث يمكن تقييد الوصول إلى البيانات الحساسة، وتشفير المعلومات، وإنشاء نسخ احتياطية من البيانات لحمايتها من الضياع أو التلف.
الخاتمة
في الختام، يعتبر أمر الشراء أداة أساسية في إدارة المشتريات، حيث يوثق الاتفاق بين المشتري والبائع، ويساعد على تتبع الطلبات، وضمان الامتثال للمعايير واللوائح، وتجنب النزاعات. على الرغم من وجود حالات قد لا يكون فيها أمر الشراء ضروريًا، إلا أنه يُنصح باستخدامه دائمًا لضمان الشفافية والمساءلة.
مع تطور التكنولوجيا، أصبح بإمكان الشركات الاستفادة من التطبيقات والبرامج المحاسبية، مثل نظام نوت، لأتمتة عملية إدارة أوامر الشراء، مما يوفر الوقت والجهد، ويحسن دقة البيانات، ويعزز الرؤية والتحكم، ويخفض التكاليف، ويضمن الامتثال، ويعزز أمن البيانات.
إن تبني هذه الأدوات التكنولوجية الحديثة ليس مجرد رفاهية، بل ضرورة للشركات التي تسعى إلى تحسين كفاءة عملياتها، وتعزيز تنافسيتها في السوق.
