التقارير الأساسية للموارد البشرية مقدمة: تُعد القدرة على قياس الأداء وتتبع النتائج بشكل مستمر جزءًا أساسيًا من إدارة الموارد البشرية الفعّالة. فكما يُقال، "ما لا يُقاس لا يُدار". ومع ذلك، غالبًا ما تركز فرق الموارد البشرية على المهام اليومية، مثل إدارة الحضور والغياب ومسير الرواتب، متجاهلة الجانب الاستراتيجي الأكثر أهمية.
يكمن الحل في قياس ومتابعة مؤشرات الأداء الرئيسية، مما يتيح اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على بيانات وإحصاءات دقيقة. تأتي هذه البيانات على شكل تقارير يمكن إعدادها بسهولة باستخدام برامج إدارة الموارد البشرية المتخصصة. في هذا المقال، نستعرض ثلاثة تقارير أساسية لا غنى عنها لأي فريق موارد بشرية يسعى للتميز.
1.تقرير تفاعل الموظفين
أدركت المؤسسات أهمية مشاركة الموظفين وتفاعلهم، حيث يميل الموظف المتفاعل إلى أن يكون أكثر إنتاجية واستمرارية في العمل، كما يساهم التفاعل الإيجابي في تعزيز ثقافة المؤسسة. يساعد إعداد تقرير تفاعل الموظفين بانتظام في تحديد الاتجاهات وإجراء التعديلات اللازمة.
تشمل المقاييس التي تشكل تقرير تفاعل الموظفين:
رضا الموظفين: يمكن فهم مشاعر الموظفين تجاه المؤسسة وما قد يؤثر سلبًا على تجربتهم من خلال قياس رضاهم، سواء عبر الملاحظة المستمرة أو استبيانات مخصصة.
الغياب: يتيح تتبع أيام الغياب للموظفين فهم أسباب الغياب المتكرر وتقديم الدعم اللازم لتحسين الوضع.
معدل بقاء الموظف: يرتبط معدل بقاء الموظفين ارتباطًا وثيقًا بتفاعلهم ورضاهم، لذا فإن التقلبات غير المتوقعة في هذا المعدل قد تشير إلى الحاجة لتغيير ما.
تحقيق الأهداف الوظيفية: الموظفون السعداء والراضون يكونون أكثر إنتاجية وحماسًا لتحقيق أهدافهم الوظيفية، ويمكن قياس مدى تحقيق هذه الأهداف لتقييم تفاعلهم.
2.تقرير قيمة الموظف
يقيس فريق الموارد البشرية قيمة كل موظف وإسهاماته في المؤسسة. وعلى الرغم من تنوع مساهمات الموظفين وعدم قابلية بعضها للقياس الكمي، إلا أن هذا التقرير يساعد في فهم قيمة كل موظف، وتحديد المشاكل التي تؤثر على الأداء، وتقدير الموظفين المتميزين.
يقيم تقرير قيمة الموظفين نقطتين رئيسيتين:
جودة الموظف: يتم قياس جودة الموظف من خلال النظر في أدائه العام، ومعدل استمراره في العمل، وإنتاجيته، مع مراعاة العوامل غير القابلة للقياس الكمي مثل تأثير ثقافة المؤسسة.
الإيرادات لكل موظف: يتيح هذا المقياس نظرة عامة على القوى العاملة في المؤسسة، ويساعد في تحديد ما إذا كانت الإيرادات تنمو بالتوازي مع نمو عدد الموظفين، وهل تتم عمليات التوسع بشكل مثالي.
3.تقرير التوظيف
تؤثر ممارسات التوظيف بشكل كبير على نجاح المؤسسة، وتهدف إلى وضع الشخص المناسب في الوظيفة المناسبة في الوقت المناسب. يمكن أن تكون عملية التوظيف مكلفة للغاية، خاصة مع انخفاض معدل الاحتفاظ بالموظفين.
يساعد إنشاء تقرير عن التوظيف في فهم أوجه إنفاق الموارد وتحديد مدى صحة قرارات الإنفاق.
يتضمن تقرير التوظيف العناصر الرئيسية التالية:
تكلفة عملية التوظيف: تشمل جميع التكاليف المتعلقة بتعيين موظف جديد، مثل تكاليف الإعلانات والتدريب والمقابلات.
معدل وقت تعيين موظف: يمثل المدة الزمنية اللازمة لتوظيف موظف جديد، ويختلف هذا المعدل باختلاف الوظيفة والمستوى الوظيفي.
الخاتمة
باختصار، إن استخدام هذه التقارير الثلاثة - تفاعل الموظفين، قيمة الموظف، والتوظيف - يمكن أن يُحدث تحولًا كبيرًا في إدارة الموارد البشرية. فهذه التقارير لا توفر فقط بيانات قيمة، بل تتيح أيضًا اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على الأدلة، مما يؤدي في النهاية إلى تعزيز أداء المؤسسة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.
علاوة على ذلك، تساهم هذه التقارير في تحسين بيئة العمل وزيادة رضا الموظفين، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والاحتفاظ بالموظفين الموهوبين. لذا، فإن الاستثمار في إعداد وتحليل هذه التقارير بانتظام يُعد خطوة حاسمة نحو بناء فريق موارد بشرية ناجح ومؤسسة مزدهرة.
