جداول العمل: إنتاجية ورضا
تُعدّ جداول العمل: إنتاجية ورضا من أهمّ العوامل التي تُسهم في نجاح أيّ شركة أو مؤسسة، خاصةً تلك التي تعتمد على أقسام كالمبيعات وخدمة العملاء، حيث تتطلّب هذه الأقسام تنظيمًا دقيقًا لأوقات العمل لضمان تقديم أفضل خدمة وتحقيق أعلى مُعدّلات الإنتاجية. فجدول العمل المُحكم يُساعد على توزيع الموظفين بفعالية في مختلف الورديات والمناوبات، مما يضمن تواجد العدد المناسب من الموظفين في الوقت المناسب لتلبية احتياجات العمل وتقديم خدمة مُتميزة للعملاء. بالإضافة إلى ذلك، يُسهم جدول العمل المنظّم في تحسين رضا الموظفين ورفع معنوياتهم، حيث يُمكنهم من التخطيط لحياتهم الشخصية ومُمارسة أنشطتهم المُفضّلة خارج أوقات العمل.
ولضمان إدارة فعّالة لجداول العمل ، يجب مراعاة الآتي:
1.تدريب وتجهيز الموظفين:
يُعدّ تدريب وتجهيز الموظفين من أهمّ الخطوات التي تضمن نجاحهم في العمل واندماجهم في بيئة الشركة. ويشمل ذلك توفير برامج تدريبية شاملة تُعرّفهم بمهامّهم ومسؤولياتهم وسياسات الشركة وإجراءاتها. كما يجب تقديم الدعم والإرشاد للموظفين في بداية عملهم لضمان اندماجهم بسرعة وفعالية في فريق العمل. ويُمكن تحقيق ذلك من خلال تعيين مرشد أو مدرب لكلّ موظف جديد ليُساعده في فهم مهامّه والإجابة على أسئلته واستفساراته. ولا تنسَ أهمية توفير جميع الأدوات والموارد التي يحتاجها الموظفون لأداء مهامّهم بكفاءة، مثل أجهزة الكمبيوتر والبرامج والمُعدّات الأخرى.
2.التواصل الفعّال مع الموظفين:
يُعدّ التواصل الفعّال مع الموظفين من أهمّ عوامل نجاح أيّ شركة أو مؤسسة، فهو يُساعد على بناء الثقة والتعاون بين الإدارة والموظفين ويُعزّز روح الفريق. وفيما يتعلّق بإدارة جداول العمل، يجب إشراك الموظفين في عملية التخطيط وطلب مُقترحاتهم وآراءهم لضمان رضاهم وتوافق الجدول مع احتياجاتهم قدر الإمكان. كما يجب إبلاغ الموظفين بجداول عملهم في وقت مُبكّر لتمكينهم من التخطيط لحياتهم الشخصية وترتيب مواعيدهم دون أيّ تأثير على عملهم. ويُنصح بمُتابعة الموظفين بشكل دورّي والاستفسار عن المشاكل التي تواجههم في جداول عملهم ومحاولة إيجاد حلول مُناسبة لها. ولا تنسَ أهمية تقدير جهود الموظفين والتزامهم وتقديم الشكر والتقدير لهم بشكل مُستمرّ.
3.اختيار الموظفين المناسبين:
لا يقتصر اختيار الموظفين المناسبين على تقييم مهاراتهم وخبراتهم فقط، بل يجب أيضًا مراعاة مرونتهم وقدرتهم على التكيّف مع مختلف أوقات العمل والورديات. فبعض الأعمال تتطلّب العمل في أوقات مُتأخّرة من الليل أو في عطلة نهاية الأسبوع، لذا يجب البحث عن موظفين مستعدين للعمل في هذه الأوقات دون تذمّر. كما يجب التأكد من امتلاك الموظفين للمؤهلات والمهارات اللازمة لأداء مهامّهم بكفاءة وفاعلية، وأن يكونوا على دراية بسياسات الشركة وإجراءاتها لضمان تقديم خدمة مُتميزة للعملاء. ولا تنسَ أهمية الشفافية والصراحة مع الموظفين حول طبيعة العمل ومتطلباته وساعات الدوام منذ البداية لتجنّب أيّ مشاكل أو سوء فهم في المُستقبل.
4.تخطيط وتنظيم جداول العمل:
تتطلّب عملية تخطيط وتنظيم جداول العمل دقة وتنظيمًا لتحقيق التوازن بين احتياجات العمل ورغبات الموظفين. ويُمكن الاستعانة ببرامج أو أنظمة إلكترونية لتسهيل هذه العملية وتتبع ساعات الدوام بدقة. ويجب وضع خطة واضحة لجداول العمل تُراعي أوقات الذروة والهدوء في العمل لتوزيع الموظفين بفعالية وضمان تواجد العدد الكافي من الموظفين في الأوقات التي يشتدّ فيها الطلب على خدمات الشركة. كما يُفضّل إعداد جدول الدوامات مُسبقًا لتقليل الأخطاء وضمان تغطية جميع الأوقات والمناوبات. ومن المُهمّ أيضًا مراعاة راحة الموظفين وصحّتهم ومنحهم فترات راحة كافية وعطلات أسبوعية للمُساعدة في تحسين إنتاجيتهم ومنع الإرهاق والملل.
5.استخدام الحوافز والمكافآت:
تُعدّ الحوافز والمكافآت من أفضل الطرق لتحفيز الموظفين وتشجيعهم على الأداء المُتميّز وتحقيق أهداف الشركة. ويُمكن تقديم مجموعة مُتنوعة من الحوافز والمكافآت، مثل المكافآت المالية والعلاوات والترقيات والإجازات والهدايا وشهادات التقدير. ومن المُهمّ وضع أهداف واضحة وقابلة للقياس للعمل وتحديد معايير مُحدّدة لتقييم أداء الموظفين ومنح المكافآت بناءً على ذلك. ويُنصح بالإعلان عن أفضل الموظفين وتقديم التقدير العام لهم لتحفيز زملائهم وخلق روح التنافس الإيجابي بين أفراد فريق العمل.
6.الاستعانة بالحلول الرقمية:
في عصر التكنولوجيا والتحوّل الرقمي، تُعدّ الاستعانة بالحلول الرقمية من أهمّ الخطوات التي تُساعد على تسهيل وتحسين إدارة جداول العمل. ويُمكن استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية لتسهيل إدارة جداول العمل وتتبع ساعات الدوام وحساب الرواتب وإدارة الإجازات وغيرها من المهامّ المتعلّقة بالموظفين. كما يُمكن الاستفادة من تطبيقات الجوال لتُمكين الموظفين من الاطلاع على جداول عملهم وتقديم طلبات الإجازة والتواصل مع الإدارة بسهولة ويُسر.
ولا تنس أهمية استخدام تقارير العمل لتحليل بيانات الأداء واكتشاف طرق للتحسين والتطوير من جدول دوامات الموظفين.
7.مُراجعة وتقييم جداول العمل:
لا تكتمل عملية إدارة جداول العمل دون مُراجعة وتقييم فعاليتها بشكل دورّي. ويُمكن تحقيق ذلك من خلال تحليل بيانات الحضور والانصراف وساعات العمل لتحديد أوقات الذروة والهدوء وتقييم كفاءة توزيع الموظفين. كما يجب طلب ملاحظات الموظفين واقتراحاتهم بشأن جداول العمل وأخذها بعين الاعتبار عند إجراء أيّ تعديلات أو تحسينات. ويُمكن أيضًا الاستعانة باستبيانات أو مقابلات شخصية لجمع معلومات أكثر دقة حول رضا الموظفين عن جداول عملهم وتحديد نقاط الضعف التي يجب معالجتها.
8.تحقيق العدالة في توزيع جداول العمل:
يُعدّ تحقيق العدالة في توزيع جداول العمل من أهمّ العوامل التي تُسهم في رضا الموظفين ورفع معنوياتهم. ويُمكن تحقيق ذلك من خلال مشاركة الموظفين آراءهم بخصوص النظام الأفضل لجدولة العمل وأخذ مُقترحاتهم بعين الاعتبار. كما يجب تجنّب الجدولة في آخر لحظة لإعطاء الموظفين وقتًا كافيًا للتخطيط لحياتهم الشخصية وترتيب مواعيدهم. ومن المُهمّ أيضًا تقديم تعويضات عادلة عن الساعات المُهدرة أو ساعات العمل الإضافي لتشجيع الموظفين على العمل بجدّ وتفانٍ. ولا تنسَ أهمية تقدير ظروف الموظفين والتعامل معهم بمرونة وتفهّم لتوفير بيئة عمل إيجابية ومُحفّزة.
3 مفاتيح لجدولة عمل عادلة
1.صوت الموظف مهم:
يجب أن يشعر الموظفون بأن لهم دورًا في صناعة القرارات التي تؤثر على حياتهم العملية، ويشمل ذلك إشراكهم في اختيار نظام جدولة العمل الأنسب لهم وطريقة توزيع الورديات والمناوبات. فمن خلال الاستماع إلى آرائهم ومُقترحاتهم وأخذها بعين الاعتبار، يُمكن وضع جداول دوامات أكثر عدالةً ومنطقية تُلبي احتياجاتهم وتُراعي ظروفهم الشخصية، مما يُعزّز من رضاهم عن العمل ويُحسّن من إنتاجيتهم ويُقلّل من مُعدّلات التغيّب وتبدّل الموظفين. يُمكن تحقيق ذلك من خلال عقد اجتماعات دورّية مع الموظفين لُمناقشة جداول العمل والاستماع إلى ملاحظاتهم واقتراحاتهم، أو من خلال توزيع استبيانات لجمع آراء الموظفين حول مختلف الجوانب المتعلّقة بجدولة العمل.
2.التخطيط المُسبق ضرورة:
يُعدّ إبلاغ الموظفين بجداول عملهم في وقت مُبكّر من أهمّ عوامل العدالة والاحترام في بيئة العمل. فهذا يُتيح لهم التخطيط لحياتهم الشخصية والاستفادة من أوقات راحتهم وإجازاتهم بشكل أفضل، سواء كان ذلك لقضاء وقت مع العائلة أو الأصدقاء أو مُمارسة الهوايات أو السفر أو القيام بأيّ أنشطة أخرى. كما يُجنّبهم أيضًا المشاكل والتوتّر النّاجم عن تغيير خططهم في آخر لحظة، مما قد يؤثر على حياتهم الشخصية ويُسبّب لهم الإحباط وعدم الرضا. وتجدر الإشارة إلى أنّ بعض الدول قد وضعت تشريعات تُلزم أصحاب العمل بإعلام الموظفين بجداول عملهم قبل وقت كافٍ، وذلك لحماية حقوقهم وضمان توازنهم بين حياتهم العملية والشخصية. ويُمكن تحديد هذه المُدّة بناءً على طبيعة العمل واحتياجاته، ولكن يُفضّل ألا تقلّ عن أسبوع أو أسبوعين.
3.التقدير والتعويض العادل:
يجب على أصحاب العمل تقدير جهود موظفيهم والتزامهم ومُكافأتهم على أيّ عمل إضافي يقومون به، سواء كان بناءً على طلب صريح من الإدارة أو بمُبادرة شخصية منهم لخدمة العمل وتحقيق أهدافه. ويشمل ذلك تعويض الموظفين عن الساعات الإضافية التي يقضونها في العمل، أو تلك التي يتمّ استدعاؤهم فيها بشكل طارئ خارج أوقات عملهم الرسمية، أو حتى تلك التي يقومون فيها بتغطية عمل زملائهم المُتأخّرين أو المُتغيّبين دون أيّ تكليف رسمي. ويُمكن أن يكون التعويض ماديًا من خلال زيادة الأجر أو منح مكافآت مالية، أو معنويًا من خلال تقديم الشكر والتقدير والثناء على جهودهم أمام زملائهم. ويُسهم هذا التقدير والتعويض العادل في خلق بيئة عمل إيجابية ومُحفّزة، ويُشجّع الموظفين على العمل بجدّ وتفانٍ والمُساهمة في نجاح الشركة.
الخاتمة
وفي الختام، تُعدّ جداول عمل: إنتاجية ورضا عملية مُعقّدة وحيوية تتطلب التخطيط الدقيق، والتواصل الفعّال، والمرونة، والعدالة. إنّ تحقيق التوازن بين احتياجات العمل ومتطلبات الموظفين يُسهم بشكل كبير في تعزيز الإنتاجية، وتحسين جودة الخدمة، وخلق بيئة عمل إيجابية ومُحفّزة.
من خلال اتباع النصائح والإرشادات التي تمّ ذكرها في هذا المقال، والتي تشمل تدريب وتجهيز الموظفين بشكل جيد، والتواصل معهم بفعالية، وإشراكهم في عملية التخطيط، واستخدام الحوافز والمكافآت، والاستعانة بالحلول الرقمية لتسهيل إدارة الجداول، ومُراعاة العدالة والتقدير في توزيع الورديات والمناوبات، يُمكن للشركات والمؤسسات تحقيق أقصى استفادة من مواردها البشرية والوصول إلى أعلى مُعدّلات النجاح والتقدّم.
وختامًا، تذكّر أنّ الموظفون هم أهمّ أصول الشركة، وأنّ الاستثمار في راحتهم ورضاهم هو استثمار في نجاح الشركة وازدهارها.
جداول العمل: إنتاجية ورضا
