نظام تتبع المتقدمين (ATS) مقدمة: تُعتبر عملية التوظيف من أكثر مهام إدارة الموارد البشرية استنزافًا للوقت والموارد، حيث تتطلب فرزًا دقيقًا للعديد من السير الذاتية، وإجراء مقابلات متعددة، واتخاذ قرارات مصيرية بشأن اختيار المرشح الأنسب. وقد تؤدي هذه العملية المعقدة إلى إحباط كل من مسؤولي التوظيف والمتقدمين للوظائف.
ولحسن الحظ، ظهرت أنظمة تتبع المتقدمين (ATS) كحل فعال لتبسيط وتنظيم عملية التوظيف، مما يوفر الوقت والجهد، ويضمن اختيار أفضل الكفاءات. فما هو نظام تتبع المتقدمين، وكيف يمكن أن يُحدث فرقًا في عملية التوظيف لديك؟ هذا ما سنستكشفه في هذا المقال.
نظام تتبع المتقدمين (ATS): حجر الزاوية في التوظيف الرقمي
يُعد نظام تتبع المتقدمين (ATS) برنامجًا متخصصًا في إدارة عملية التوظيف بشكل رقمي، حيث يقوم بجمع وفرز مئات السير الذاتية، ويساعد مسؤولي التوظيف في فحص المتقدمين وتتبع تقدمهم خلال مراحل التوظيف المختلفة.
يعمل هذا النظام على تحويل عملية التوظيف التقليدية، التي غالبًا ما تكون مرهقة ومستهلكة للوقت، إلى عملية رقمية مؤتمتة، مما يساهم في تحسين جودة اختيار المرشحين، وتوفير الوقت والجهد، وتمكين الشركات من الوصول إلى أفضل الكفاءات المتاحة.
كيف يعمل نظام تتبع المتقدمين؟
يقوم نظام ATS بتخزين طلبات التقديم على الوظائف المقدمة من المرشحين، بما في ذلك المعلومات الأساسية مثل المسمى الوظيفي، والمهارات، والخبرات السابقة. ثم يقوم بتصفية هذه الطلبات بناءً على معايير محددة يضعها مسؤول التوظيف، مثل الكلمات المفتاحية والمهارات المطلوبة.
على سبيل المثال، إذا كانت الشركة تبحث عن مسوق إلكتروني، يمكن لمسؤول التوظيف البحث عن السير الذاتية التي تحتوي على مصطلح "مسوق إلكتروني". ويمكن إضافة المزيد من الكلمات المفتاحية لتضييق نطاق البحث، مثل "إدارة حسابات التواصل الاجتماعي"، للحصول على نتائج أكثر دقة وملاءمة لمتطلبات الوظيفة.
بالإضافة إلى ذلك، توفر بعض أنظمة ATS ميزات إضافية مثل نشر إعلانات التوظيف، وإجراء مقابلات أولية، وجدولة المقابلات، وتنسيق عملية التوظيف حتى التعيين.
ما الذي يقدمه نظام تتبع المتقدمين لعملية التوظيف؟
يعتبر نظام تتبع المتقدمين (ATS) بمثابة أداة قوية تمكّن الشركات من الاستفادة من مجموعة واسعة من المتقدمين للوظائف، مع تسليط الضوء على أفضل المرشحين بشكل تلقائي. ويساهم هذا النظام في تبسيط عملية التوظيف وتحسين كفاءتها من خلال مجموعة من الميزات المتقدمة:
تحليل السيرة الذاتية: يستخرج النظام المعلومات الأساسية من السير الذاتية، مثل معلومات الاتصال والمؤهلات والمهارات، مما يسهل عملية الفرز والتقييم.
تصفية المتقدمين: يمكن للنظام تصفية السير الذاتية بناءً على معايير محددة، مثل الكلمات المفتاحية، والمسميات الوظيفية، وسنوات الخبرة، والمهارات، والمؤهلات الدراسية، وغيرها.
استيراد المتقدمين من مصادر متعددة: يمكن لنظام ATS البحث عن المرشحين المحتملين في قنوات مختلفة، مثل مواقع التواصل الاجتماعي، ومواقع التوظيف، وتوصيات الموظفين، مما يوسع نطاق البحث ويضمن الوصول إلى أفضل المواهب.
قوالب البريد الإلكتروني: يوفر النظام قوالب بريد إلكتروني جاهزة يمكن تخصيصها بسهولة، مما يضمن اتساق واحترافية التواصل مع المتقدمين.
التحليلات: يمكن للنظام إنشاء تقارير مفصلة حول المتقدمين للوظيفة، واتجاهات التوظيف، مما يساعد في اتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين استراتيجيات التوظيف.
تنظيم المقابلات الشخصية: يقوم النظام بتنسيق مواعيد المقابلات الشخصية في جدول زمني، ويرسل تذكيرات قبل موعد المقابلة، مما يوفر الوقت والجهد.
إشراك المعنيين في المنشأة: يتيح النظام للمسؤولين المعنيين في الشركة المشاركة في عملية فحص المتقدمين واختيار الموظف المناسب، مما يضمن اتخاذ قرارات تعيين جماعية وفعالة.
الأتمتة المخصصة: يمكن تخصيص النظام لأتمتة عمليات معينة بناءً على احتياجات الشركة، مثل إرسال رسائل تلقائية للمتقدمين، أو جدولة المقابلات بناءً على توفر الموظفين.
كيف تختار نظام تتبع المتقدمين المثالي لشركتك؟
قبل اختيار نظام تتبع المتقدمين (ATS)، من الضروري التشاور مع فريق التوظيف لتحديد نقاط الضعف في عملية التوظيف الحالية، والاحتياجات التي يجب أن يلبيها النظام الجديد.
إليك بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام ATS:
1.احتياجات التوظيف في المنشأة: حدد بدقة التحديات التي تواجهها في عملية التوظيف، سواء كانت صعوبة في جذب عدد كافٍ من المتقدمين، أو الحاجة إلى تبسيط عملية الفرز والاختيار. سيساعدك هذا في تحديد الميزات التي يجب أن يوفرها النظام الجديد.
2.التسعير: تأكد من اختيار نظام يتناسب مع ميزانيتك، ولكن لا تضحي بالجودة والميزات الأساسية مقابل السعر. قارن بين أسعار الأنظمة المختلفة، واختر النظام الذي يقدم أفضل قيمة مقابل المال.
3.تجربة المستخدم: يجب أن يكون النظام سهل الاستخدام لكل من مسؤولي التوظيف والمتقدمين للوظائف. تأكد من أنه يوفر واجهة مستخدم بديهية، ويمكن الوصول إليه بسهولة من الأجهزة المختلفة، بما في ذلك الهواتف المحمولة.
4.التقارير: اختر نظامًا يوفر تقارير شاملة وسهلة الفهم حول عملية التوظيف، مثل عدد المتقدمين لكل وظيفة، ومراحل التوظيف، ومعدلات إتمام طلبات التقديم. يفضل أن يكون النظام قادرًا على تخصيص التقارير وفقًا لاحتياجاتك الخاصة.
5.قابلية التوسع: تأكد من أن النظام قابل للتوسع والتطوير لمواكبة نمو شركتك واحتياجاتها المستقبلية.
6.ميزات متنوعة: ابحث عن نظام يوفر ميزات متقدمة مثل استخدام الذكاء الاصطناعي في الفرز والاختبارات، وتقديم الاختبارات الشخصية، وإمكانية تقديم إجابات بالفيديو، وأتمتة العمليات المخصصة، وإشراك فريق التوظيف في عملية الاختيار.
7.خدمة ما بعد البيع: تأكد من أن مزود النظام يقدم خدمة دعم فني فعالة وموارد تعليمية شاملة لمساعدتك في استخدام النظام بنجاح.
ما الفرق بين نظام تتبع المتقدمين (ATS) ونظام إدارة علاقات المرشحين (CRM)؟
على الرغم من أن كلا النظامين يلعبان دورًا هامًا في عملية التوظيف، إلا أن هناك فروقًا جوهرية بينهما:
نطاق البيانات: يركز نظام تتبع المتقدمين (ATS) على تخزين بيانات الأشخاص الذين تقدموا بالفعل بطلبات لوظائف محددة في الشركة، بينما يتسع نطاق نظام إدارة علاقات المرشحين (CRM) ليشمل بيانات جميع الأفراد الذين يمكن أن يصبحوا موظفين محتملين في المستقبل، سواء تقدموا بطلبات سابقة أم لا.
مصادر البيانات: يعتمد نظام ATS على البيانات التي يقدمها المتقدمون أنفسهم في طلبات التوظيف، بينما يتيح نظام CRM إضافة بيانات إضافية حول المرشحين المحتملين من مصادر أخرى، مثل وسائل التواصل الاجتماعي أو قواعد البيانات الخارجية.
التركيز الزمني: يركز نظام ATS على تلبية احتياجات التوظيف الحالية، بينما يركز نظام CRM على بناء علاقات طويلة الأمد مع المرشحين المحتملين، وتوفير قاعدة بيانات للمواهب يمكن الاستفادة منها في المستقبل.
الأدوات والوظائف: يوفر نظام CRM أدوات إضافية للتواصل مع المرشحين المحتملين، مثل التسويق عبر البريد الإلكتروني وإدارة الحملات التسويقية، بينما يركز نظام ATS على تسهيل عملية التوظيف الحالية، مثل فرز السير الذاتية وجدولة المقابلات.
التكامل بين النظامين:
يمكن لنظامي ATS وCRM أن يعملان معًا بشكل تكاملي لتعزيز عملية التوظيف. فعلى سبيل المثال، يمكن لنظام ATS جمع بيانات المتقدمين وتمريرها إلى نظام CRM لبناء علاقات طويلة الأمد معهم، وتوفير قاعدة بيانات للمواهب يمكن الاستفادة منها في المستقبل.
الخاتمة
في الختام، يمثل نظام تتبع المتقدمين (ATS) حلاً مبتكرًا وفعالًا للشركات التي تسعى إلى تبسيط عملية التوظيف وتحسين كفاءتها. من خلال أتمتة المهام الروتينية وتوفير أدوات متقدمة لتحليل السير الذاتية وتصفية المرشحين، يمكن لهذا النظام أن يوفر الوقت والجهد، ويضمن اختيار أفضل الكفاءات التي تلبي احتياجات الشركة.
علاوة على ذلك، يمكن لنظام ATS أن يتكامل مع نظام إدارة علاقات المرشحين (CRM) لتوفير تجربة توظيف شاملة ومتكاملة. بينما يركز ATS على إدارة عملية التوظيف الحالية، يعمل CRM على بناء علاقات طويلة الأمد مع المرشحين المحتملين، وتوفير قاعدة بيانات قوية للمواهب يمكن الاستفادة منها في المستقبل.
لذا، إذا كنت تبحث عن طريقة لتحسين عملية التوظيف في شركتك، فإن نظام تتبع المتقدمين (ATS) هو الحل الأمثل لك. من خلال اختيار النظام المناسب الذي يلبي احتياجاتك، وتدريب فريقك على استخدامه بشكل فعال، يمكنك تحقيق نتائج مذهلة في استقطاب وتوظيف أفضل المواهب.
